Den 1. januar 2021 trådte en række nye regler for kapitalselskaber i kraft. De nye regler ændrede blandt andet Erhvervsstyrelsens kontrol med selskaber både i forbindelse med anmeldte registreringer på selskaber, men også i den efterfølgende kontrol.
En af disse er (skærpelse af) selskabers opbevaringspligt.
Anmelderens opbevaringspligt.
Erhvervsstyrelsen kan med hjemmel i selskabslovens § 23 h, stk. 1, stille krav om, at der indsendes bevis for, at en registrering eller anmeldelse er lovligt foretaget, i indtil 5 år fra registreringstidspunktet. Bestemmelsen er en videreførelse af den tidligere § 17, stk. 2, hvorefter Erhvervsstyrelsen i indtil 3 år fra registreringstidspunktet kunne stille krav om, at der indsendes bevis for, at registreringen eller anmeldelsen er lovligt foretaget.
Ledelsens opbevaringspligt
De nye regler indfører en pligt for direktionen i et selskab til at opbevare selskabsdokumenter i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, som materialet vedrører. Det betyder, at selskabsdokumenter udarbejdet i regnskabsåret 2023 skal opbevares til og med år 2028. Femårskravet følger kravet for opbevaring af regnskabsmateriale.
Direktionen skal sørge for, at selskabsdokumenterne til enhver tid og uden problemer kan fremskaffes på begæring fra offentlige myndigheder, der har ret til at kræve indsigt i dokumenterne. Dette gælder også dokumenter, der tidligere er indsendt til Erhvervsstyrelsen, idet styrelsen som led i en kontrolsag kan have behov for at indhente tidligere indsendte dokumenter på ny.
Ved selskabsdokumenter forstås dokumenter, der skal udarbejdes i henhold til selskabsloven. Begrebet omfatter alle de dokumenter, der skal udarbejdes efter selskabsloven, herunder ;
- stiftelsesdokumentet og vedtægter,
- dokumentation for indbetaling af selskabskapital,
- selskabets forretningsorden, generalforsamlingsprotokollater og dokumentation vedrørende oplysninger om ejerforhold,
- dokumenter, som udarbejdes af fx revisor i henhold til selskabsloven, fx en vurderingsberetning, og
- dokumenter, der indgår som led i en selskabsretlig beslutning vil være at betragte som bilag til beslutningen og vil dermed være omfattet af opbevaringspligten.